企業標準體系是促進企業內的標準組成達到科學合理、完整有序的基礎。這不僅為制修訂標準計劃提供依據,也為企業提供了一套必須遵循的層次清楚的企業標準目錄。企業按照企業標準體系系列標準建立了標準體系,這個體系運行了一段時間后,是否滿足企業的實際需要;是否符合國家的法律法規;存在哪些不足;如何持續改進和進一步完善;市場對這個體系是否認可等等,需要開展企業標準體系自我評價來解決。
企業標準體系的自我評價是通過一定組織形式,采用規定的方法和程序,針對企業建立并實施的標準體系的全過程,包括標準的制定、發布、實施和對標準的實施進行監督的過程,進行標準符合性和有效性的檢查、核實和驗證,并從中發現問題,找出企業在實施標準體系的過程中,不滿足標準要求的項目適時進行總結、修訂,再實施,采取“PDCA”的管理模式進行持續改進,以適應企業生產、經營、管理、服務和外部環境變化等要求的不斷循環、不斷上升的過程。
(一)加強企業領導對全員標準化理念的認識
有些企業信息閉塞,領導對標準化工作不夠重視,企業內部沒有完整的標準化管理體系,或者標準化管理體系的更新跟不上市場變化的需求。為此,當前標準化工作要求企業領導必須改變觀念,開闊思路,不斷創新,加快企業標準體系的完善與更新。一方面,企業最高管理者應把企業標準化工作列入議事日程,要確保企業標準體系自我評價活動的開展,營造利于活動目標實施的良好內部環境,激勵員工積極參與到企業標準化工作中來。另一方面,標準宣傳貫徹過程尤其要體現最高管理者的作用,應由企業一把手或授權的企業領導親自抓。同時建立起相應的培訓制度,定期或不定期對全體員工進行培訓,可以大大提高全體員工的標準化意識和參與的積極性,提高標準宣傳貫徹的效果,重點對員工進行標準化技能培訓,使他們具備足夠的標準化知識、技能和經驗,尤其是對企業標準化工作骨干人才,要給他們提供外出“取經”的機會。同時將員工參與各自崗位標準化活動的水平和貢獻作為其個人業績考核的一項指標,以激發他們的積極性和責任感。
(二)標準體系要體現全面化、系統化、合理化的特點
標準體系與傳統管理標準及模式不同,它是一個完整的管理體系,必須具有全面化、系統化、合理化的特點。全面化是指企業各個部門的各項工作都要有合乎管理要求,技術要求,工作要求的標準和規定。也就是說,企業實行標準化以后,標準便在工作中無處不在無時不有,企業的各項活動都得有標準可依。系統化是指標準化的內容是相互聯系的,而不是孤立各自為政的,企業標準體系是以企業的目標、方針為中心,以國家的法律、法規及國家標準、行業標準、企業標準為依托,以技術標準為主體,以管理標準為支持,工作標準為保障的子系統組成。其中技術標準是核心,管理標準和工作標準是實現技術標準的保證,必須圍繞技術標準進行。合理化是指現代企業的標準化必須圍繞企業的質量目標方針進行,并按照標準化的要求,運用標準化的原理,使用科學合理的方法建立的標準實施、修訂等一系列程序,充分吸收和創造性的運用國外先進管理方法及經驗,保證標準體系的先進性及合理性。
企業建立標準體系后,不能一勞永逸,必須進行動態管理,在自我評價過程中不斷完善和補充,以保證企業標準體系的適宜性、充分性和有效性。
(三)積極采用國際標準及國外先進標準,提高市場競爭力
企業在進行標準化工作時,應盡量采用國際標準和國外先進標準,包括先進組織的標準,以提高標準質量,增加企業與國際市場的接軌能力,提高市場競爭力和減低企業在國際市場上的技術壁壘的風險。一方面,采用國際標準及國外先進標準能夠協調國際貿易中有關各方面的要求,減少和避免與貿易各方的貿易爭端,從而使企業的產品或服務沖破貿易壁壘打入和占領國際市場。另一方面,采用國際標準及國外先進標準能夠保證生產和管理科學化、有序化、有利于促進技術進步和產品質量的提高,更好地合理利用資源、節約能耗、提高勞動生產率。
(四)建立企業標準體系持續改進管理機制
在企業內部,從生產到經營、從管理到技術、從高層到基層,持續改進涉及了每個部門、每個崗位,甚至每名員工。持續改進已成為企業發展的動力,是企業不斷發展壯大的重要措施。但是哪些標準化工作屬于持續改進工作?企業內部各部門應分別承擔哪些持續改進工作?如何規范對持續改進工作的管理?企業在進行標準體系的自我評價活動中應系統全面考慮。查明和消除評價不合格的原因,采取糾正措施,防止不合格情況的再次發生。
持續改進包括日常的持續改進和評價后的持續改進,日常改進包括搜集有關標準信息、市場信息、用戶反饋信息,分析標準體系運行的效果,確定不合格項目,制定糾正措施并及時改進或補充標準。對過程或機構進行必要的調整。日常改進的關鍵在于對不合格信息的搜集,評價后的改進是全面的、系統的,企業根據評價提出的不合格報告,針對不合格項項制定糾正措施進行改進,改進后要總結經驗,對效果進行評價,有關記錄要保存,企業標準體系在持續改進的過程中,要明確各部門持續改進的職責, 規范改進措施的制定和實施程序,規定改進措施實施效果的測量方法等,要逐步形成廠級、部門、班組標準化工作網絡,還要對企業員工進行有針對性的理論和實際相結合的能力培訓,讓全體員工認識到企業標準化工作的重要性,促使員工在生產,經營活動中自覺按標準去規范行為,從而能不斷提高企業標準體系編制和實施的水平。另外,還可以結合企業中一直開展的QC小組活動,作為持續改進工作的一種重要形式,實現持續改進工作的全員參與。
開展對標準體系的自我評價是企業標準化工作中一項不可缺少的活動,建立完善的企業標準體系是要緊密結合本企業的生產規模、組織結構和管理體制等實際情況,突出重點,以技術標準為主體,以管理標準為支撐,以工作標準為保障,通過開展對企業標準體系的自我評價,企業可以發現和找出在生產、經營和管理各項活動中存在的不足和缺陷,并通過制定糾正措施和持續改進達到進一步完善標準體系的目的。