第七講：標準條款7.1.1、7.1.2、7.2、7.3在實施中常見問題剖析
思維導圖
思維導圖
問題一：人力資源管理的證據不全
7.1.2中長期人力資源發展規劃和年度招聘計劃
7.1.2人員招聘后的花名冊
問題二：人員意識的考核方法不明確
7.3對人員抽查，詢問質量方針、質量目標、崗位重要性等
敲重點
1. 證據不全的問題：在7.1.1、7.1.2、7.2、7.3這些條款的實施中，組織往往不知道需要提供什么樣的證據來滿足這些要求。具體來說：
在7.1.2中，組織需要確定對人力資源管理的需求，并配備適當的人員。證據應包括中長期人力資源發展規劃和年度招聘計劃。
在7.2中，組織需要確定并控制下人員所需的能力，并確保通過教育培訓獲得這些能力。證據包括崗位說明書、招聘計劃、培訓計劃以及員工考勤和考核結果。
2. 人員意識考察的問題：在7.3條款的實施中，組織在內外部審核時往往忽視了對員工意識的考察。具體來說：
審核時應詢問員工是否了解質量方針和相關質量目標，以及他們對自己崗位的重要性和對其他崗位的影響的認識。
應抽查員工是否知道違背質量管理體系的后果，以及遵守質量管理體系對公司和個人帶來的好處。
總結來說，GJB9001C標準在人力資源管理過程中的實施問題主要集中在證據的提供和員工的意識考察上。組織需要確保提供滿足標準要求的證據，并加強對員工質量意識的考察和培訓，以提升整個組織的質量管理體系執行力度。
問題解決
以上兩大問題需要通過建立和提供相關的管理體系，如7.1.、7.2和7.3條款中的要求，以融入到業務過程，提高人力資源管理的效率和質量。
微課答案
1、在標準的7.1.1條款，用了兩個關鍵詞：“確定”和“配備”。對于裝備QMS來說滿足這兩個關鍵詞的證據，分別是什么？
a) 滿足“確定”的證據可以是：（中長期人力資源發展規劃）和（年度人力資源招聘計劃）；
b)滿足“配備”的證據可以是：（入職批準書）和（人員花名冊）。
2、從標準7.2中回答以下問題：
a) 確定在其控制下工作人員所需具備能力的證據可以是（崗位說明書）。生產線上的合同工是不是標準中說的“其控制下的工作人員”（是）？企業武裝部干事是不是標準中說的“其控制下的工作人員”？
b) 標準7.2c) 提出“并評價措施的有效”。對于培訓來說，評價有效性的方法是（考試），對于招聘、輔導以及外包勝任的人員最常見的評價有效性方法是（見習期滿后的考核）。
3、在標準7.2e)中出現了兩次“按規定”，請問：第一個“按規定”是誰的規定（承制單位）， 第二個“按規定”是誰的規定（國家勞動人事部門的規定）。
參考資料
7．1．1 總則
組織應確定并提供所需的資源，以建立、實施、保持和持續改進質量管理體系。
組織應考慮：
a) 現有內部資源的能力和局限；
b) 需要從外部供方獲得的資源；
c) 需要顧客提供的資源(如研制生產所需的法規、標準、技術資料等，試驗鑒定所需的設備、設施、人員等)。
1．“支持”包括以下五個方面：資源、能力、意識、溝通、成文信息。
2．資源包括五個方面：人員、基礎設施、過程運行環境、監視和測量資源、組織的知識。
3．組織應確定并提供為建立、實施、保持和持續改進質量管理體系所需的資源。資源可能是內部的，也可能來自外部。
4．應對需要什么資源和確保資源提供作出決策，包括外部提供的資源以及顧客提供的資源，這適用于7．1的所有子條款的要求。
1．組織在建立、實施、保持和持續改進質量管理體系時，應圍繞所確定的質量管理體系范圍，分析、評估現有內部資源的能力和受限條件，考慮組織的發展戰略和目標、法律法規要求和顧客要求、與質量管理體系過程能力和產品及服務質量保證能力有關的要求、按照發展的要求及增強顧客滿意所需的儲備、實施質量管理體系并持續改進其有效性所需的資源，包括資源的類別、名稱、數量、用途等。
2．組織應確定所需的資源(包括種類、名稱、數量、能力、性能要求等)，并根據需求提供這些資源，提供的資源應滿足需求。
3．資源分為內部和外部資源以及顧客的資源。識別外部供方資源、顧客資源，制定與實施資源配置計劃，以合理、有效地利用、提供和管理所需的資源。如在人員的素質和能力、設備的能力和精度、試驗場所的功能和規模、信息的收集和利用、特殊使用保障環境要求等方面，滿足軍用產品的質量與使用要求。
7．1．2 人員
組織應確定并配備所需的人員，以有效實施質量管理體系，并運行和控制其過程。
為了有效實施質量管理體系及其過程 組織應確定所需的人員，并按要求配備相應人員。人員包括組織內的人員(含正式職工、臨時工作人員)和外聘人員，以及當產品、服務、過程外包時所涉及的組織之外的人員。
1．應對所需要的崗位進行充分的識別，編制人力資源配置，配備充足的人員。各級各層人員能力、意識、崗位定員是否均滿足要求。
2．編制崗位需求說明書，確定崗位能力要求標準，內容涉及教育程度、專業技能水平、經歷經驗和專項培訓等。
3．關注組織在選人、用人方面的要求，包括用人需求的提出、招聘到合適的人員(選對人)和員工異動(把人放對位置)等人力資源管理要求，必要時組織需要編制與業務規劃相匹配的人力資源規劃。
4．組織應采取各種措施識別有效運行質量管理體系所需的人力資源，包括與崗位工作量相匹配的人員數量(定編)、適任的人員，尤其從事檢驗、測試、審核、客戶投訴處理、設計開發、質量技術、特殊工種等直接影響質量績效的關鍵、敏感崗位的人員配置，確保所有直接或間接影響質量績效的人員必須與崗位適任要求相匹配，這項工作可與人力資源管理體系中的“三定”方案同步進行。
5．崗位人員要求與組織質量目標、產品實現相適應，并且人員能力需要隨環境的變化而不斷更新。
6．組織可決定聘用外部人員或將服務外包給備選的供應商。組織可考慮培訓，建立服務水平協議或對服務供方進行審核，以此確保達到必要的人員績效。此外還應考慮7．2中的能力要求。
7．2 能力
組織應：
a) 確定在其控制下工作的人員所需具備的能力，這些人員從事的工作影響質量管理體系績效和有效性；
b) 基于適當的教育、培訓或經驗，確保這些人員是勝任的；
c) 適用時，采取措施以獲得所需的能力，并評價措施的有效性；
d) 保留適當的成文信息，作為人員能力的證據；
e) 對最高管理者(層)以及其他所有對產品和服務質量有影響的人員，按規定時間間隔進行有關質量知識和崗位技能的培訓、考核，并按規定要求持證上崗。
注：適用措施可包括對在職人員進行培訓、輔導或重新分配工作，或者聘用、外包勝任的人員。
1．從事的工作影響質量管理體系績效和有效性的人員，不僅包括組織內的相關人員，還包括外包時組織指定的相關人員。
2．確定其必備的能力要求：任職要求應根據組織機構及崗位確定的情況、各崗位職責規定、組織目前和將來的活動所需要的技能和資格等來確定，并不一定越高越好，適應就行。某些工作如焊接、無損檢測、計量等要求具有指定水平的能力；從事機動車駕駛、電工作業、起重機械作業、鍋爐作業、壓力容器操作等國家規定的特種作業人員則是有資格要求的，這是正確、安全工作的前提。
3．可從教育、培訓和經驗三個方面評定員工的能力；
(1)教育，即與崗位職責相應的教育背景，如學歷教育等；
(2)培訓，即在專業工作中接受過的專門培訓；
(3)經驗，可通過相似工作的經歷獲得。
4．采取措施(如：培訓、招聘、任免、調崗、輪崗等各種人事管理等活動)使人員滿足能力要求。如果某人經評價已經具備了崗位要求所必要的能力，則不需強制性要求對他進行培訓或采取其他措施。
5．評價所采取的使人員具備相應能力的措施的有效性。否基于培訓需求制定了詳細、滿足要求的培訓計劃；如：對培訓還應通過適當的方式評價其效果，包括：選擇的培訓課程是否合適?培訓內容是否被很好地掌握?該培訓可直接用于工作嗎?培訓的組織工作如何?等等。對培訓效果的評價方式可以是測驗、考試、抽查、面試等，還可以在培訓后的實際工作中考察員工對其崗位職責的勝任情況，作為培訓有效性的評價方式。又如對招聘人員的評價可以是試用期滿、轉正前的考核。
6．特別強調對最高管理者(層)以及其他對產品和服務有影響的人員的培訓。“規定的時間間隔”是指法律法規要求的時間間隔或依據能力保持、正式關系的協議由組織規定的時間間隔；“規定要求持證上崗”是指組織依據法律法規、行業要求上崗的人員或特殊工作人員(例如，關鍵過程、特殊過程人員，內審人員，檢驗人員，計量人員，試驗人員，產品保管人員等)，需要通過資格考試并獲得證書才能上崗。組織要識別這些崗位。
7．保留員工的教育、培訓和經驗等方面的適當記錄，以證實員工的能力。
1．組織應識別和界定在組織控制下的從事影響質量管理體系績效和效率的崗位，并對該崗位影響質量的因素進行分析。進行崗位分析和崗位能力分析是滿足“適任”要求的前提，崗位分析可以進行橫向的對比。通過對比分析或采用其他合理方法分析后，從教育、培訓、經歷等經驗方面確定其能力。組織應制定崗位任職條件(或崗位說明書)，必要時建立每個崗位的勝任力模型，明確崗位的適任條件，確定員工能力考核的方法和準則。
2．組織各級管理人員應基于所管轄崗位的能力標準，適時地評價在崗人員是否持續滿足其能力要求。可以和組織的員工績效考核工作相結合，基于不同的績效考核周期監控在崗人員在考核周期內的績效表現，并通過采用績效面談、培訓等多種手段確保人員能力持續滿足要求。
3．對于能力達不到崗位任職要求的，組織應適時提出培訓要求，形成培訓計劃并組織實施培訓。圍繞培訓目標設計培訓有效性評價方式和內容，可通過對理論、實際操作、業績進行評定和觀測等方法，確定受訓人員是否具備了所需能力、知識和技能，必要時可提出再培訓需求。組織可以開展培訓管理體系的PDCA循環運行。
4．當法律法規、組織內部有要求時，相關崗位人員必須持有效的資質證書，并在證書規定的范圍內開展工作。組織需識別領導層以及對產品和服務符合性有重要影響的人員，如行業崗位有要求和在產品和服務實現過程中處于關鍵過程、特殊過程、內審、檢驗、計量等的人員，實行持證上崗。
5．保留相關證實人員能力的成文信息。
