敲重點
1.非貨架軟件與采購新設計開發產品的管理問題
- 首先分析了8.4條款中有關非貨架軟件（定制軟件）和采購新設計開發產品控制要求的理解難點。非貨架軟件指的是根據組織特定技術條件由承制單位定制研發并通過試驗合格后使用的軟件產品。
- 采購新設計開發產品是指首次研發、市場上尚未銷售的新器材，由組織設計人員提出技術指標，承制單位按照這些指標研發和生產，經試驗合格后投入使用。
- 這兩類產品的管理方式應與外包產品的管理相仿，尤其是在簽訂技術協議時，除了提出具體的技術指標，還必須明確包含服務質量保證和服務保障要求，遺憾的是，在實踐中很多單位對此并未給予足夠重視。
2.商務合同遺漏的重要要素
- 商務合同在執行GJB 9001C標準時出現了兩個不充分的問題：一是沒有明確記載供方績效考核方法，這對執行8.4.1條款關于績效監視和再評價的要求造成阻礙，因此，應在合同中清楚說明對供方的績效考核是如何實施的，以便激勵供方提升產品質量和進度表現。二是未規定產品記錄的保存期限，鑒于軍工行業對產品全生命周期追溯性的高要求，產品記錄應與產品同壽命保存，但許多商務合同對此并沒有做出明確規定。
3. 提供給外部供方信息的不充分與不適宜問題
- 在落實8.4.3條款，即提供給外部供方信息時，存在信息提供不充分和不適宜兩種錯誤做法。不充分體現在商務合同中未包含供方績效考核方法和產品記錄保存期限兩項要求。
- 不適宜表現為混淆了不同類型產品（如采購產品、外包產品、定制軟件、采購新設計開發產品）對供方信息的具體要求，需要將通用要求和專用要求加以區分，例如通用要求包括ISO9001提出的八大要素，而專用要求則針對特定類型產品的特別管理需求。
4.區分通用信息與專用信息
- 通用信息要求在商務合同中體現，涵蓋ISO9001提及的諸如產品名稱型號、規格牌號、單價、數量、交付時間、地點、方式、技術標準以及新的績效監視方法和產品記錄保存要求等內容。
- 專用信息則針對定制軟件、采購新設計開發產品及外包產品的特定要求，這些要求需與供方溝通明確，并在相關協議中予以詳盡載明，確保各方對責任義務有清晰的認識和執行標準。
問題解決
GJB 9001C標準在供應商管理和采購控制方面存在以下幾個主要問題及其解決建議：
1. 非貨架軟件與采購新設計開發產品管理不規范：
- 問題：組織在對非貨架軟件（定制軟件）和采購新設計開發產品的管理上，往往忽視了技術協議的完整性和嚴謹性，未在協議中明確規定詳細的技術指標要求、服務質量保證和服務保障要求。
- 解決方法：應參照外包產品的管理模式，確保在與承制單位簽訂的技術協議中全面包含上述各項要求，做到全過程管理到位。
2. 商務合同遺漏關鍵信息：
- 問題：商務合同在執行GJB 9001C標準時，未明確體現對供方績效考核方法的約定和產品記錄保存期限的要求。
- 解決方法：依據8.4.1條款，應在商務合同中明確規定對外部供方的績效監視和再評價準則，確保供方知曉考核標準和實施方法，以此激勵供方提高服務質量與進度。同時，明確規定產品記錄應與產品同壽命保存，確保軍工產品具有必要的可追溯性。
3. 提供給外部供方信息不充分與不適宜：
- 問題：在向外部供方提供信息時，既有信息不充分的問題，如未在商務合同中明確供方績效考核方法和產品記錄保存期限，又有信息不適宜的問題，即混淆不同類型產品（如采購產品、外包產品、定制軟件、采購新設計開發產品）所需提供的通用和專用要求。
-解決方法：應確保商務合同中全面包含ISO9001標準的八大通用要求，如產品基本信息、服務質量保證等，同時明確區分并詳細列出針對不同類型產品所需的專用要求，與供方進行充分溝通，并在技術協議或商務合同中準確表述。
綜上，解決問題的關鍵在于完善文檔管理和合同條款，增強內外部溝通，確保技術要求、績效考核、記錄保存等關鍵事項在書面文件中有明確規定，并根據產品類型和標準要求合理分配通用和專用信息。通過這種方式，可以有效地提升組織對供應商和采購過程的管理水平，更好地遵循GJB 9001C標準的各項規定。
微課答案
1.對定制軟件、采購新設計和開發的產品的管理，可以采用（外包過程）管理的方式進行；
2.標準的8.4.3a)、e)、j) 是對所有外部提供的過程、產品和服務的要求，一般在（商務）合同規定；
3.標準的8.4.3b)、c)、e)、d)、f)、g）、h)、i) 是對非貨架產品的訂購要求，應在簽訂商務合同的同時，對其進行選擇，并通過簽訂和實施（技術協議）傳遞給外部供方的信息。
下集預告：
第二十六講：標準條款8.5.1在實施中常見問題剖析（之一）
參考資料
8．4．2 控制類型和程度
組織應確保外部提供的過程、產品和服務不會對組織穩定地向顧客交付合格產品和服務的能力產生不利影響。
組織應：
a) 確保外部提供的過程保持在其質量管理體系的控制之中；
b) 規定對外部供方的控制及其輸出結果的控制；
c) 考慮：
1) 外部提供的過程、產品和服務對組織穩定地提供滿足顧客要求和適用的法律法規要求的能力的潛在影響；
2) 由外部供方實施控制的有效性。
d) 確定必要的驗證或其他活動，以確保外部提供的過程、產品和服務滿足要求；
e) 明確驗證要求、方法和合格判定準則，按要求實施驗證，保留驗證的記錄；
f) 在委托外部供方進行驗證時，規定委托的要求并保留委托和驗證的記錄，包括實驗室或試驗機構的資質信息；
g) 在采購非貨架軟件時，要求并監督外部供方按照軟件工程化要求實施控制，保留控制的記錄；
h) 在采購新設計和開發的產品時，對采購項目和外部供方進行充分論證，并按規定審批；
i) 確保采購的新設計和開發的產品，經驗證合格后方可使用。
1．外部提供的過程雖然不在組織內實施，但不能減輕組織控制的責任。
2．外部提供的過程保持在其質量管理體系的控制之中。
3．組織應策劃、實施對外部供方具體的控制措施。
4．包括必要的驗證或其他活動，如檢驗、試驗、數據統計分析、績效指標評價、外部供方現場驗證或確認等。
5．對于武器裝備，應依據設計開發的輸出編制外部提供的產品和服務的驗證準則。委托外部供方負責檢驗／驗證時，應保存采購產品的檢驗、驗證或其他活動，包括實驗室認可的試驗形成的采購產品的驗證、檢驗形成的文件化信息。
6．在采購非貨架軟件時，要求并監督外部供方按照軟件工程化要求實施控制，并保留控制的記錄。
7．采購新設計、開發的產品項目和選擇供方，一般在設計和開發策劃時提出，在設計和開發過程中的適當階段進行充分論證，按規定履行審批手續，經驗證合格后方可使用。
1．按照所確定的控制類型和程度，規定相應可行且有效的控制方法。
2．審核應依據傳遞給外部供方的信息(采購外包合同協議等)，關注對外部供方及其提供的過程、產品或服務控制的類型和程度的策劃、實施和改進措施的相關證據。
3．對采購產品的驗證，應編制驗證準則，包括驗證形式和實施方式，以及驗證項目、合格標準、批接收方案，必要時應包括檢驗、試驗方法。當對采購產品有檢驗／驗證要求，但組織又沒有能力實施時，可采取委托供方檢驗／驗證的方式進行。此時應明確委托要求，并必須保持委托記錄和驗證的形成文件的信息。
4．應制定采購新設計和開發的產品的審批程序和方法，應對采購項目和供方進行充分論證，并履行審批手續。
5． 審核時關注驗證項目是否齊全，是否符合要求。
參考資料
8．4．3 提供給外部供方的信息
組織應確保在與外部供方溝通之前所確定的要求是充分和適宜的。
組織應與外部供方溝通以下要求：
a) 需提供的過程、產品和服務；
b) 對下列內容的批準：
1) 產品和服務；
2) 方法、過程和設備；
3) 產品和服務的放行。
c) 能力，包括所要求的人員資格；
d) 外部供方與組織的互動；
e) 組織使用的對外部供方績效的控制和監視；
f) 組織或其顧客擬在外部供方現場實施的驗證或確認活動；
g) 在技術協議或合同中，明確外部供方提供產品的功能和性能要求、質量保證要求和保障要求；
h) 外部供方需提供產品和服務的技術質量問題及處理結果報告；
i) 外部供方需提供產品的技術狀態變更、其生產線和工藝或設備發生變化的信息；
j) 包含對外部供方生產和保持的成文信息的控制要求；
k) 外部供方應提供的其他信息。
1．在與外部供方溝通之前應確保對外部供方及其提供的過程、產品和服務的要求的充分性、適宜性。
2．包括對外部供方提供的過程、產品和服務的特性指標、質量監督和驗收、售后服務等要求，以及交付進度及方式等。通常反映在與外部供方簽訂的合同(技術協議、訂單)或標書中，也可能是口頭表述的信息。增加了組織與外部供方的互動、對供方績效的監視和控制，以及在外部供方現場實施的驗證和確認活動及所依據的準則的溝通要求。
3．組織應就以下要求與外部供方進行溝通，以達成共識：
(1)所提供的過程、產品和服務。如對服務提供的及時性、舒適性、經濟性等要求，對產品的功能、性能、可靠性及交付后活動的要求，對外部供方提供的過程能力的要求等。
(2)對所提供的過程、產品和服務，方法、過程和設備，以及產品和服務放行的批準要求。例如，驗證或評價過程、產品和服務滿足要求所依據的準則或標準，以及檢驗和試驗結果的認可要求；對外部供方采用的運行方法、過程能力的確認和所需使用的設備的批準，對產品和服務放行條件及放行活動(如讓步接收等)的批準。
(3)對外部供方的人員能力要求。包括所要求的人員資格和知識、經驗等要求。
(4)組織與外部供方的互動方式及活動。包括組織接口和技術接口的協調的方式等要求。
(5)組織對外部供方績效的控制和監視。包括需外部供方提供的有關績效的數據及分析報告和未來展望，以及組織對外部供方的監視和控制方式、時機和頻次等要求。
(6)組織或其顧客擬在外部供方現場實施的驗證或確認活動。包括現場檢驗試驗或過程能力的確認時機、方式及判定準則等要求。
(7)武器裝備明示了在技術協議或合同中，明確對外部供方的技術要求和質量保證要求，而不是隱含的。
(8)外部供方應提供的關鍵、重要產品和服務的重大故障及處理結果的報告要求等。
作者：裝備質量、侯小康來源：裝備質量公眾號
轉自：西安融軍通用標準化研究院
